Pratiques exemplaires pour fidéliser vos patients inscrits

Posted Jan 11th, 2021 in Actualités, leadership éclairé, 2021

Saviez-vous que trouver un nouveau patient coûte trois fois plus cher que de conserver un patient?

L’une des pratiques exemplaires de notre domaine consiste à prendre le prochain rendez-vous dentaire de vos patients avant qu’ils ne quittent votre clinique. Idéalement, c’est l’hygiéniste dentaire qui devrait prendre ce rendez-vous dans la salle opératoire. Cette pratique garantit que vos patients restent sur la bonne voie pour recevoir les meilleurs soins possible.  L’établissement d’une culture qui priorise les rendez-vous pris à l’avance peut se faire de la manière suivante : il faut examiner le nombre de rendez-vous pris par les membres de l’équipe de la clinique et les rendre responsables des rendez-vous pris à l’avance pour leurs patients. 

S’il n’est pas possible de prendre le prochain rendez-vous des patients avant leur départ de la clinique, il devient essentiel de savoir comment – et à quelle fréquence – ils souhaitent être contactés afin de pouvoir maintenir le contact avec eux, maintenir votre calendrier de rendez-vous complet et réduire les annulations au minimum.

Le maintien des données des patients permet une gestion plus efficace des communications par l’envoi de textos ou de courriels automatisés.

Les technologies d’aujourd’hui vous permettent d’automatiser la plupart des communications avec les patients si la procédure est réalisée correctement. Les cliniques qui tirent parti de l’automatisation sont mieux à même de gérer leurs communications avec leurs patients; ils entrent en contact avec les patients plus rapidement et en dehors des heures de travail, lorsque les taux de réponse sont plus élevés. 

Les données récupérées ne peuvent pas être meilleures que les données saisies au départ! 

Les quatre conseils qui suivent pour garder les données de vos patients à jour vous assurent de tirer le meilleur parti de votre système de rappel.

  • Lors de la première visite d’un nouveau patient, assurez-vous de bien établir son profil et de lui demander de vérifier ses coordonnées. Il faut notamment confirmer l’adresse du patient, son adresse courriel, le numéro de son téléphone cellulaire et le mode de contact qu’il préfère.
  • Plusieurs changements peuvent survenir en l’espace de 4 à 6 mois. Il est important de vérifier à chaque visite du patient que ses renseignements n’ont pas changé.  Cette démarche vous assure que vous avez en mains toutes les informations nécessaires pour communiquer avec vos patients.
  • Identifiez clairement vos « patients en hygiène » et assurez-vous que l’intervalle de leurs rendez-vous est configuré correctement afin de permettre à vos outils automatisés de les contacter lorsque le temps de prendre un rendez-vous est arrivé.
  • La mise à jour, le nettoyage et la maintenance de votre base de données de patients vous assureront que les outils de rappel de votre clinique fonctionnent comme prévu et que votre personnel dispose des renseignements nécessaires pour communiquer avec les patients à rappeler.

La gestion des données de vos patients doit devenir un processus permanent.  Des données précises vous permettent d’utiliser la technologie pour effectuer la plus grande partie de votre programme de rappel; vous n’aurez qu’à intervenir auprès des patients qui souhaitent une démarche plus personnelle ou auprès de ceux qui ont demandé à être contactés par téléphone.

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