Comment façonner le programme de planification des examens de routine parfait

Posted Dec 12th, 2019 in Actualités, 2019, leadership éclairé

Jodie Cantarelli, titulaire d’un diplôme associé en science appliquée et d’un diplôme en éducation des adultes, HDA, gestionnaire des programmes d’hygiène dentaire chez dentalcorpJodie Cantarelli, titulaire d’un diplôme associé en science appliquée et d’un diplôme en éducation des adultes, HDA, gestionnaire des programmes d’hygiène dentaire chez dentalcorp


Dans le monde de l’hygiène dentaire, les examens de routine des patients sont couramment appelés des visites de « rappel ». De manière plus appropriée, ces examens peuvent être considérés comme des examens de routine, étant donné que nos patients ne sont pas rappelés en tant que tels, mais plutôt traités à intervalle régulier par le biais de la surveillance et du maintien de leur santé buccodentaire.

Ces examens de routine jouent un rôle important dans la fidélisation des patients et dans le succès d’une clinique de manière générale. Les rendez-vous de routine permettent des interactions en personne régulières qui peuvent à leur tour aider à établir des relations à long terme entre patients et praticiens. Il est essentiel de gérer efficacement les examens de routine pour que les patients aient une expérience positive et agréable qui les incitera à revenir vous consulter.

Les conseils ci-dessous vous aideront à mettre sur pied un programme de planification des examens de routine efficace, qui profitera tant aux patients qu’aux membres de l’équipe.

Commencez la journée avec une courte réunion d’équipe. Une mesure importante qui favorisera une gestion efficace de votre clinique consiste à tenir chaque matin une réunion rassemblant l’ensemble des membres de l’équipe. L’efficacité d’un programme de planification des examens de routine repose sur l’effort collectif et exige donc la participation active de chacun des membres de la clinique. Préparez votre équipe en organisant et en passant en revue l’horaire, en confirmant les cas de laboratoire, les patients attendus, le soutien nécessaire, l’équipement requis, les aspects financiers, ainsi qu’en abordant tout autre facteur pertinent. De cette manière, vous vous assurerez du bon déroulement de la journée. Une telle synergie contribue à former une équipe préparée et organisée, afin que l’expérience du patient demeure la priorité. 

Soyez prêt et présent dans la salle d’examen. Adressez-vous au patient en mentionnant son nom et informez-en le dentiste en le prononçant à voix haute (par exemple, « Docteur Lavoie, vous souvenez-vous de madame Séguin? ») Évitez les conversations de couloir et créez un échange fluide entre vous, le dentiste et le patient, en précisant clairement, étape par étape, les raisons de l’examen de routine.

Asseyez-vous devant le fauteuil d’examen plutôt que derrière. Le langage corporel est éloquent. Créez un aménagement propice à la conversation à trois personnes qui permet le contact visuel pour ainsi engager toutes les parties.

Cernez les points importants en lien avec les préoccupations du patient et ses antécédents médicaux, et en ce qui concerne le dépistage du cancer de la bouche. Obtenez des informations notamment sur sa tension artérielle, ses éventuels troubles médicaux et traitements, les médicaments qu’il prend, ses allergies, ainsi que sur d’autres facteurs importants à prendre en considération. Invitez le patient à discuter de ses antécédents médicaux.

Exprimez-vous en termes simples. Permettez à votre patient de comprendre ses soins buccodentaires et de se sentir responsable de ceux-ci. S’il comprend bien, il se sentira valorisé et sera plus susceptible d’accepter de recevoir le traitement nécessaire.

Appuyez-vous sur les preuves et évitez de faire la morale. Maximisez votre chance d’établir un lien avec le patient et guidez-le durant l’examen en prenant des photographies intrabuccales réelles de ses dents et de ses gencives, ainsi que des endroits particuliers associés à un problème nouvellement ou auparavant diagnostiqué. Préparez les photos intrabuccales et affichez-les de manière à ce que le patient puisse les voir et soit engagé dans l’établissement du diagnostic avec le dentiste. Une image vaut mille mots! 

Guidez et dirigez le dentiste en formulant progressivement vos observations. Il est important d’énoncer vos observations en procédant étape par étape plutôt que de les formuler toutes en même temps. Au moment de l’examen des tissus durs, suivez la progression et énoncez vos observations à mesure que le dentiste examine un quadrant donné (par exemple : « Docteur Lavoie, pourriez-vous regarder la première molaire, en bas à gauche? »)

Récapitulez, documentez et passez en revue le diagnostic du dentiste et celui de l’hygiéniste dentaire avec le patient. Résumez l’état de santé buccodentaire du patient, le traitement prodigué et l’état parodontal en vous appuyant sur les lignes directrices de l’AAP. Énoncez votre plan et vos recommandations en matière de traitement d’hygiène dentaire et au besoin, mentionnez la nécessité d’orienter le patient vers un spécialiste. Il est important que le dentiste et l’hygiéniste dentaire terminent l’examen ensemble afin de personnaliser le plan de traitement et de clarifier les éventuelles questions du patient avant que le dentiste ne quitte la salle d’examen.

Passez en revue les radiographies ou documentez les radiographies prescrites en vue du prochain examen d’hygiène dentaire.

Discutez des radiographies actuelles avec le dentiste afin de vous assurer que l’interprétation des radiographies soit documentée et intégrée au plan de traitement du patient. De plus, planifiez et gérez votre temps de manière optimale en obtenant les radiographies prescrites documentées ou en réservant du temps pour effectuer une radiographie pour le prochain rendez-vous d’hygiène dentaire.

Établissez au préalable le(s) prochain(s) rendez-vous d’hygiène dentaire. Pour obtenir des résultats de traitement efficaces et cohérents, assurez-vous que les rendez-vous soient bien planifiés, fixés et organisés, de manière à fournir au patient un plan de soins optimal. 

Donnez des instructions précises et des outils d’hygiène dentaire au patient. Donnez des instructions à suivre en matière de soins à appliquer à domicile. Fournissez une ordonnance ou des instructions indiquant les pratiques de soins à appliquer à domicile et présentez vos attentes en ce qui concerne la prochaine visite. Si possible, tirez parti d’une plateforme numérique afin d’appuyer le plan de soins à domicile. 

Accompagnez personnellement le patient dans l’espace administratif et transférez le dossier de soins du patient à un membre dédié de l’équipe opérationnelle en vous exprimant de vive voix. (Par exemple, « Sophie, l’examen de Madame Séguin est terminé. J’ai déjà planifié son prochain rendez-vous d’hygiène dentaire. Dr Lavoie a demandé deux rendez-vous pour traiter la molaire supérieure arrière gauche. J’ai tout indiqué dans le dossier pour vous. Madame Séguin, Sophie va s’occuper de votre dossier et prendre soin de vous maintenant. Surtout, n’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions ou des préoccupations. Sinon, je vous reverrai dans trois mois. Bonne journée! »)

L’équipe opérationnelle doit s’assurer de bien prendre en charge tous les aspects d’ordre financier et liés à la planification, tout en soutenant les soins cliniques particuliers aux patients, et ce, indépendamment de leur statut d’assuré ou de leur situation financière. L’erreur la plus courante consiste à laisser l’assureur décider des soins qui seront fournis ou non au patient. À titre d’hygiénistes dentaires, nous avons la responsabilité professionnelle de soutenir le patient et de lui offrir la possibilité de comprendre entièrement le traitement et les raisons pour lesquelles ce dernier s’avère nécessaire. La décision de suivre un traitement ne doit pas exclusivement relever de considérations financières. 


Au sujet de l’autrice

Jodie est gestionnaire des programmes d’hygiène dentaire chez dentalcorp. À ce titre, elle travaille en partenariat avec des équipes dentaires partout au Canada pour les aider à fournir des soins optimaux aux patients. Jodie a obtenu son diplôme en hygiène dentaire et son diplôme d’éducation des adultes à l’Université St. Francis Xavier. Elle possède de l’expérience professionnelle en pratique privée, à titre d’évaluatrice clinique pour l’Ordre des hygiénistes dentaires de l’Ontario, de formatrice clinique et didactique, de directrice de programmes, ainsi que de conférencière professionnelle. Elle a également fait partie d’un conseil consultatif et a publié des ouvrages. 

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