Code de conduite des fournisseurs de Dentalcorp
(le « Code »)
Dentalcorp est régi par cinq valeurs fondamentales, à savoir : nous faisons une différence, nous sommes un pour tous, tous pour un, nous misons sur l’innovation, nous sommes responsables et nous faisons preuve de courage.
Notre engagement à l’égard de ces valeurs nous pousse à agir correctement en tout temps, et nous unit autour dans un objectif commun : être le réseau de soins de santé de confiance le plus important au Canada. Nous nous efforçons d’offrir des soins exceptionnels de qualité en gardant nos patientes et nos patients au cœur de tout ce que nous entreprenons.
Dentalcorp est déterminé à s’assurer que ses fournisseurs (chacun étant un « Fournisseur ») respectent les mêmes valeurs et objectifs et y aspirent. Par conséquent, le respect de l’ensemble des exigences juridiques, réglementaires et politiques relatives à l’achat et à la distribution d’instruments médicaux au Canada est obligatoire.
Nous nous attendons à ce que nos Fournisseurs aient mis en place des systèmes de gestion de la qualité pour démontrer qu’ils se conforment rigoureusement aux exigences du présent Code et aux lois et règlements qui régissent la fabrication, l’approvisionnement, l’importation, la vente, la distribution et l’homologation des instruments médicaux au Canada.
Nous avons créé ce Code pour établir et communiquer les normes minimales selon lesquelles tous les Fournisseurs doivent se conformer lorsqu’ils fournissent des biens ou des services à notre réseau de cliniques. Tous les Fournisseurs (c’est-à-dire les entreprises qui souhaitent fournir des biens ou des services à Dentalcorp), y compris l’ensemble de leurs employés et mandataires, doivent respecter le présent Code. Il est de votre responsabilité de faire connaître le présent Code à tout le personnel susceptible de mener des activités commerciales avec une clinique du réseau de Dentalcorp. Nous nous réservons le droit de modifier le Code si nous le jugeons nécessaire.
Non-conformité au présent Code
Si une non-conformité au présent Code est détectée, Dentalcorp tentera de travailler avec le Fournisseur concerné pour corriger la situation. Dentalcorp attend du Fournisseur qu’il élabore un plan de mesures correctives pour rendre ses activités conformes au Code afin que l’approvisionnement du réseau Dentalcorp puisse se poursuivre. Si un Fournisseur n’élabore pas un tel plan ou ne le met pas en œuvre, Dentalcorp peut, à sa seule discrétion, décider de mettre fin à la relation d’affaires.
Exigences spécifiques aux instruments médicaux :
Les instruments médicaux ainsi que les Fournisseurs de ces dispositifs doivent satisfaire à toutes les exigences des lois, règlements et politiques applicables établies par les organismes de réglementation canadiens (par exemple, Santé Canada et tout autre ministère ou organisme fédéral ou provincial) pour des éléments tels que :
- la fabrication
- l’importation
- le marketing
- la vente ou la revente
- l’octroi de licence
- l’installation ou l’utilisation
- le rappel ou l’avis de rappel
- la défaillance ou l’avis de défaillance
- l’entreposage
- l’élimination
Tout Fournisseur doit se conformer à tous les aspects pertinents de la Loi sur les aliments et drogues du Canada (LRC, 1985, ch. F-27) (« LAD »), du Règlement sur les instruments médicaux (DORS/98-282) (« RIM ») et de toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Une liste partielle de ces lois et règlements figure à l’annexe A lequel présente un aperçu du régime législatif et réglementaire; il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. Il incombe à tout Fournisseur de connaître et de respecter l’ensemble des lois et règlements pertinents et applicables concernant les produits et services, y compris les instruments médicaux qu’il fournit à Dentalcorp.
Dispositions spécifiques aux instruments médicaux
En plus des certifications ci-dessus, le Fournisseur certifie ce qui suit :
- la vente de l’instrument médical est autorisée au Canada en vertu de la LAD (Canada);
- l’instrument médical est dûment homologué conformément à la LAD (Canada) et aux règlements connexes, et un exemplaire de la licence a été fourni à Dentalcorp ou, sinon, le Fournisseur a produit une preuve de sa licence d’une autre manière acceptable, par exemple par l’entremise du site Web de Santé Canada;
- il est un vendeur ou un revendeur autorisé pour tous les instruments médicaux qu’il distribue;
- il détient la licence d’établissement appropriée de Santé Canada et veille à ce que des dossiers de distribution et des procédures de traitement des plaintes appropriés soient en place;
- il a vérifié la Liste des instruments médicaux homologués en vigueur et a confirmé que l’instrument médical a une homologation valide;
- aucun des instruments médicaux qu’il fournit, que ce soit à Dentalcorp ou à ses autres clients, n’est non conforme ou ne fait partie du « marché gris »;
- toute limitation ou qualification de la licence a été communiquée par écrit à Dentalcorp;
- l’importation, la vente, la publicité, l’étiquetage, la fabrication et la distribution de l’instrument médical et toute autre activité liée à l’instrument médical sont conformes à tous les égards à la LAD (Canada) et aux règlements connexes ainsi qu’à toute autre loi applicable;
- un système de gestion de la qualité est en place et peut être présenté à Dentalcorp sur demande de ce dernier;
- il a souscrit une assurance responsabilité civile de produits pour les instruments médicaux avec une couverture minimale de deux millions de dollars (2 000 000 $) par sinistre.
Événements indésirables, avis de rappel et alertes
Le Fournisseur doit aviser rapidement et par écrit le vice-président ou la vice-présidente, Approvisionnement (à l’adresse procurement@dentalcorp.ca), et le directeur principal ou la directrice principale, Conformité réglementaire (à l’adresse compliance@dentalcorp.ca), dans les cas suivants :
- il est mis au courant d’un événement indésirable causé par l’utilisation d’un instrument médical fourni à Dentalcorp;
- il y a une modification ou, à la connaissance du Fournisseur, une modification possible d’une licence délivrée pour un instrument médical fourni à Dentalcorp.
Les Fournisseurs doivent suivre le Guide sur les rappels d’instruments médicaux (GUI-0054). Dans le cas d’un « avis aux consommateurs », d’une « alerte médicale » ou d’un « rappel de produit » émis par le fabricant d’un produit ou par un organisme de déclaration reconnu, le Fournisseur doit immédiatement aviser le vice-président ou la vice-présidente, Approvisionnement, et le directeur principal ou la directrice principale, Conformité réglementaire, de cet avis, de cette alerte ou de ce rappel et doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de minimiser les risques pour Dentalcorp et de remédier à la situation à ses propres frais.
Par souci de clarté, le terme « immédiatement » est défini comme suit : au plus cinq (5) jours civils à compter de la date à laquelle le Fournisseur est avisé ou prend connaissance d’un rappel, d’un avis de rappel, d’une défaillance ou d’un avis de défaillance.
Conformité aux Clauses et conditions uniformisées d’achat en matière d’approvisionnement éthique du gouvernement du Canada :
En acceptant le présent Code, le Fournisseur déclare et garantit ce qui suit :
Travail des enfants
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne ne font pas appel au travail des enfants, c.-à-d. travail accompli par des enfants n’ayant pas atteint l’âge minimum d’admission à l’emploi indiqué dans les lois nationales ni l’âge de scolarité obligatoire établi dans ces lois. Dans tous les cas, les enfants doivent être protégés contre l’exploitation économique et n’être astreints à aucun travail comportant des risques ou susceptible de compromettre leur éducation ou de nuire à leur santé ou à leur développement physique, mental, ou social. Les employés de moins de 18 ans ne doivent pas accomplir de travaux dangereux, ce qui comprend, entre autres, tout travail qui risquerait de compromettre leur santé ou leur sécurité.
Travail forcé
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne tout au long de la chaîne d’approvisionnement ne font pas appel au travail forcé ou obligatoire sous toutes ses formes, y compris le trafic de personnes aux fins de travail forcé ou obligatoire, soit tout travail ou service exigé d’une personne sous la menace d’une peine quelconque et pour laquelle ladite personne ne s’est pas offerte de son plein gré.
Abus et harcèlement
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne tout au long de la chaîne d’approvisionnement traitent leurs employés avec dignité et respect. Aucun employé ne subit de harcèlement physique, sexuel ou verbal, d’abus, de violence ou de risques psychologiques. Le châtiment corporel sous toutes ses formes n’est ni pratiqué ni toléré.
Discrimination
Le Fournisseur n’exerce pas de discrimination à l’égard de ses employés dans leurs pratiques d’embauche ou pour toutes autres conditions de travail (autres que les exigences professionnelles légitimes permises par la loi) en raison de la race, de la nationalité ou de l’origine ethnique, de la couleur de la peau, de la religion, de l’âge, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité ou l’expression de genre, de l’état matrimonial, de la situation de famille, des caractéristiques génétiques ou de la déficience.
Liberté d’association et négociations collectives
Lorsque la loi le prévoit, le Fournisseur doit reconnaître et respecter le droit des employés de s’associer et de s’organiser librement, ainsi que de négocier collectivement, et le Fournisseur ne doit pas décourager les employés d’exercer ce droit. Aucun employé ou représentant ne fera l’objet de discrimination, de harcèlement, d’intimidation ou de représailles en raison de ses efforts visant à s’associer ou à s’organiser librement, ou encore à négocier collectivement. Lorsque la liberté d’association est restreinte aux termes de la loi, le Fournisseur doit fournir aux travailleurs d’autres moyens d’association, y compris des moyens efficaces d’exprimer et de régler les griefs en milieu de travail.
Santé et sécurité au travail
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne tout au long de la chaîne d’approvisionnement assurent aux travailleurs un milieu de travail sain et sécuritaire et, au minimum, respectent les lois locales et nationales en matière de santé et de sécurité. Si des établissements résidentiels sont fournis aux travailleurs, ces derniers sont sécuritaires et sains.
Justes salaires
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne en produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement offrent des salaires et des avantages qui respectent les lois et règlements applicables et sont égaux ou supérieurs aux taux de rémunération et aux avantages courants en vigueur localement dans l’industrie pertinente ou qui constituent un salaire vital, selon ce qui offre les meilleurs avantages et salaires.
Heures de travail
Sauf dans des circonstances extraordinaires, les employés du Fournisseur et les employés des entités auprès desquelles il s’approvisionne tout au long de la chaîne d’approvisionnement ne sont pas tenus de travailler plus que le moindre des scénarios suivants (a) 48 heures par semaine et 12 heures supplémentaires par semaine, ou (b) les limites des heures régulières et supplémentaires permises par la loi du pays de fabrication. Le Fournisseur ne doit pas obliger un employé à faire des heures supplémentaires, sauf dans les circonstances les plus rares; bien entendu, les employés peuvent accepter de faire des heures supplémentaires.
Environnement
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne tout au long de la chaîne d’approvisionnement sont tenus d’employer des pratiques commerciales qui respectent et préservent l’environnement et l’intégrité de l’environnement d’une manière pleinement conforme aux lois, règlements et politiques fédéraux et provinciaux canadiens en matière d’environnement ou aux lois, règlements et politiques du pays dans lequel ils exercent leurs activités.
Lutte contre la corruption
Le Fournisseur et les entités auprès desquelles il s’approvisionne tout au long de la chaîne d’approvisionnement doivent se conformer à toutes les lois applicables en matière de lutte contre la corruption et les pots-de-vin de tous les pays dans lesquels ils exercent leurs activités.
En cas de différend, les lois de la province de l’Ontario s’appliquent au présent Code.